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Formation GED - Gestion documentaire - IT - Informatique

Formation GED – Niveau Avancé : Gestion Électronique de Documents Maîtrisez l’Art de la GED

Niveau :

Satisfaction de nos apprenants en 2024 : 98%
Taux d’assiduité : 100%

Tout savoir sur votre formation :

Formez-vous selon vos disponibilités ! Vous proposez 3 dates au choix et votre formateur vous confirme la date souhaitée.

En présentiel dans votre entreprise, dans l’un de nos 54 centres de formation ou en distanciel par visioconférence.

Contexte de la formation

Vous vous demandez comment optimiser la gestion de vos documents dans un environnement de travail numérique ? Vous cherchez des solutions pour améliorer l’efficacité de vos processus documentaires ? Laissez-nous vous présenter une compétence essentielle à acquérir : la gestion électronique de documents (GED).

Dans un paysage professionnel en pleine mutation, la GED est plus qu’un simple outil, c’est une compétence stratégique. Elle permet de répondre aux défis majeurs que sont le stockage, la sécurité, l’accessibilité et la conformité réglementaire des documents numériques. Avec l’augmentation constante du volume de données, maîtriser la GED devient un impératif. Les bénéfices sont multiples : gain de temps, réduction des coûts, amélioration de la collaboration et de la prise de décision. Plus qu’une simple compétence, la GED est une véritable plus-value professionnelle, un avantage concurrentiel qui permet de se distinguer et d’accélérer sa carrière.

Mais comment rester à la pointe dans ce domaine en constante évolution ?

Avec Expertisme, Organisme de Formation certifié QUALIOPI, plongez au cœur de la GED grâce à notre formation sur la gestion électronique de documents. Cette formation vous offre une compréhension approfondie des meilleures pratiques et des dernières technologies en matière de GED. Vous serez guidé par notre Formateur Expert Métier qui vous aidera à maîtriser les fondamentaux de la GED, à explorer les technologies actuelles et à appliquer concrètement vos nouvelles compétences. Vous aborderez également les aspects cruciaux de la sécurité des informations et de la conformité légale, notamment les réglementations sur la protection des données personnelles (RGPD).

Notre formation est conçue pour s’adapter à vos besoins et à votre rythme. Elle vous donne les clés pour identifier et améliorer vos processus métier grâce à la GED, vous permettant ainsi d’augmenter votre efficacité et de réduire vos coûts opérationnels. Que vous soyez un chef de service souhaitant améliorer le partage des documents en entreprise, ou une personne en charge de la gestion de documents papier ou électronique en grande quantité, cette formation est faite pour vous.

Ne laissez pas passer cette opportunité de booster votre carrière et de faire la différence dans votre domaine. Profitez dès maintenant de notre formation en gestion électronique de documents. Avec Expertisme, faites le choix de l’excellence pour votre formation en GED. Agissez maintenant, votre futur professionnel vous attend.

À qui s’adresse cette formation ?

Cette formation s’adresse à toute personne amenée à gérer un grand volume de documents, qu’ils soient papier ou électroniques, dans le cadre de son travail. Les profils concernés sont variés : de l’assistant administratif chargé de classer des comptes-rendus de réunion, des notes de suivi de projet ou des lettres recommandées, au responsable de projet devant gérer des cahiers des charges, des études ou des plans. Elle est également pertinente pour les chefs de service souhaitant améliorer le partage des documents au sein de leur équipe. L’objectif étant de réduire les temps de recherche, d’améliorer l’efficacité au quotidien et de limiter la dépendance aux mouvements de personnel, qui peuvent parfois partir avec leur savoir. En somme, cette formation est un atout majeur pour toute personne souhaitant optimiser sa gestion documentaire et accroître son efficacité professionnelle.

Objectifs

  • Acquérir une connaissance approfondie des enjeux actuels de la Gestion Electronique de Documents (GED)
  • Maîtriser les principes de mise en œuvre, d’exploitation et de fonctionnement d’une GED dans le contexte professionnel
  • Discerner clairement les différences et les complémentarités entre la GED, la Dématérialisation et l’Archivage électronique
  • Développer une méthode efficace de mise en œuvre d’une GED en tenant compte des besoins spécifiques de l’entreprise
  • Identifier et comprendre les avantages spécifiques liés à la mise en œuvre d’une GED pour optimiser la gestion de l’information
  • Anticiper les points sensibles et les défis potentiels lors de la mise en œuvre d’une GED afin de préparer des réponses adéquates.

Programme

  • 1. INTRODUCTION À LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)
    • Définition et périmètre de la Gestion Électronique de Documents
    • Compréhension de la notion de Document et utilité par rapport à la donnée
    • Utilisation d’une GED pour rechercher des documents
    • Principe général de fonctionnement d’une GED
  • 2. ENJEUX DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS
    • Prépondérance actuelle des documents au format électronique
    • Conséquences d’une gestion documentaire non maîtrisée
    • Exigences opérationnelles de productivité de l’information
  • 3. MODALITÉS D'EXPLOITATION DE LA GED
    • Opérations liées à une GED : versement, indexation, plan de classement, analyse des contenus
    • Compréhension de la recherche plein texte et de la recherche indexée
    • Rôles combinés de « Recherche Indexée » et « Recherche Plein texte »
  • 4. FONCTIONNEMENT DE LA GED
    • Cycle de vie du document et rôle d’une GED
    • Écosystème optimal d’une GED et ses différents composants
    • Automatisations possibles (assistance à l’indexation, circulation des documents)
  • 5. BÉNÉFICES DE LA GED POUR L'ORGANISATION
    • Avantages pour les utilisateurs
    • Gains pour l’entité : productivité, performance commerciale, réduction des risques, satisfaction des collaborateurs
  • 6. GED ET DÉMATÉRIALISATION
    • Éléments clés de la dématérialisation
    • Complémentarité GED / Dématérialisation
    • Cas où GED et Dématérialisation sont dissociables
    • Place de la dématérialisation dans le cycle de vie du document
  • 7. SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ET GED
    • Description et usage de la signature électronique dans les applications de GED
    • Enjeux juridiques d’une GED et de la signature électronique
  • 8. GED ET ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
    • Compréhension de l’archivage et différences avec l’archivage physique
    • Distinction et complémentarité entre GED et Archivage électronique
    • État de l’art juridique et normatif de l’archivage numérique
  • 9. GESTION DES RISQUES DANS LA GED
    • Gestion des droits d’accès et des utilisateurs
    • Versement en GED de documents en grand nombre
    • Définition de la typologie des documents
    • Accès à distance et confidentialité
    • Notion de statut du document et versionning dans le cycle de vie
  • 10. EXPLOITATION DE LA GED
    • Procédure de versement et ressources nécessaires pour exploiter une GED efficacement
  • 11. GED AU SERVICE DE L'ORGANISATION
    • Approche méthodologique de mise en œuvre d’une GED
    • Facteurs clé de succès d’une GED à long terme
    • Risques et points de vigilance de la mise en œuvre et de l’exploitation d’une GED
  • 12. POUR ALLER PLUS LOIN SUR LA GED
    • Variations de GED (Gestion de Contenu, Digital Asset Management)
    • Présentation de quelques outils courants du marché

Version 4. Mise à jour le 01/01/2025
© EXPERTISME – Groupe SELECT® 2025 Tous droits réservés. Les textes présents sur cette page sont soumis aux droits d’auteur.

Pré-requis

Être muni d’un ordinateur relié à Internet, possédant une caméra, un micro et un haut parleur.

Points forts de la formation

  • Votre plan pédagogique de formation sur-mesure avec l’évaluation initiale de votre niveau de connaissance du sujet abordé
  • Des cas pratiques inspirés de votre activité professionnelle, traités lors de la formation
  • Un suivi individuel pendant la formation permettant de progresser plus rapidement
  • Un support de formation de qualité créé sur-mesure en fonction de vos attentes et des objectifs fixés, permettant un transfert de compétences qui vous rende très rapidement opérationnel
  • Les dates et lieux de cette formation sont à définir selon vos disponibilités
  • Animation de la formation par un Formateur Expert Métier
  • La possibilité, pendant 12 mois, de solliciter votre Formateur Expert sur des problématiques professionnelles liées au thème de votre formation
  • Un suivi de 12 mois de la consolidation et de l’évolution de vos acquis.

Approche pédagogique

L’approche pédagogique a été construite sur l’interactivité et la personnalisation : Présentation illustrée et animée par le Formateur Expert, partage d’expériences, études de cas, mise en situation réelle.
Tous les supports sont fournis par support papier, mail ou clé USB à chaque stagiaire.

Méthodologie pédagogique employée :
Chaque formation en présentiel ou en distanciel est animée par un Formateur Expert Métier sélectionné selon ses compétences et expériences professionnelles. Apport d’expertise du Formateur, quiz en début et fin de formation, cas pratiques, échanges d’expérience. Accès en ligne au support de formation.

Méthodes utilisées et évaluation :
Evaluation et positionnement lors de la définition du projet pédagogique avec le(s) stagiaire(s). Un QCM est donné aux stagiaires le dernier jour de la formation pour valider leurs apprentissages. Une correction collective est effectuée par le Formateur. Une évaluation de fin de stage en direct est organisée entre le Formateur et le(s) stagiaire(s) pour recueillir et prendre en compte leurs appréciations. Une attestation de fin de stage est remise aux stagiaires.

Accessibilité

Toute demande spécifique à l’accessibilité de la formation par des personnes handicapées donnera lieu à une attention particulière et le cas échéant une adaptation des moyens de la formation.
Public en situation de handicap, contactez notre référent handicap au 01 42 66 36 42.

Formateur

Nos Formateurs sont des Experts Métiers intervenants sur les prestations inhérentes sur la thématique de la formation. Ils réalisent les audits et co-construisent l’offre et le déroulé de la formation avec l’Ingénieur Pédagogique avant validation par le Responsable Pédagogique. Ils sont sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques et leurs expériences dans la formation pour adultes.

Référence : IT-90044

Durée : 14 heures soit 2 jours

Tarif : 1950€ HT / Personne

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Durée : 14 heures soit 2 jours

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