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Formation Microsoft Outlook – Niveau Avancé : Optimisez votre gestion de mails répétitifs pour gagner du temps

Niveau :

Satisfaction de nos apprenants en 2024 : 98%
Taux d’assiduité : 100%

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Contexte de la formation

Vous vous sentez submergé par une avalanche de courriels répétitifs ? Cherchez-vous des moyens d’optimiser votre gestion des mails sur Outlook ? Vous êtes au bon endroit pour transformer votre manière de gérer les emails et gagner du temps précieux.

Dans le monde professionnel actuel, une gestion efficace des courriels est un atout majeur. L’importance de maîtriser des outils comme Outlook ne peut être sous-estimée. Cela permet à la fois d’augmenter la productivité et de réduire le stress lié à la surcharge d’informations. En optimisant l’utilisation de fonctionnalités avancées d’Outlook comme les QuickParts, les modèles et les règles d’automatisation, vous pouvez libérer du temps pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Cette compétence est essentielle pour se démarquer dans son domaine et accélérer sa carrière.

Vous êtes toujours avec nous ? Alors, il est temps de découvrir comment notre formation peut vous aider à améliorer votre efficacité.

Avec Expertisme, Organisme de Formation certifié QUALIOPI, vous pouvez transformer votre approche de la gestion des mails répétitifs. Notre formation sur Microsoft Outlook et la gestion de mails répétitifs vous offre les compétences nécessaires pour automatiser et simplifier votre gestion des courriels. Votre Formateur Expert Métier vous enseignera comment tirer parti des fonctionnalités d’Outlook pour gagner du temps. Vous apprendrez à utiliser les QuickParts et les modèles pour créer des mails standardisés rapidement. Vous découvrirez également comment configurer et utiliser des actions rapides pour automatiser les tâches répétitives. Enfin, vous saurez comment créer une règle d’automatisation pour gérer efficacement vos courriels. Cette formation est adaptée à toute personne souhaitant optimiser son utilisation d’Outlook, et ce, quelle que soit son expérience préalable.

Alors, prêt à transformer votre manière de gérer les emails et à gagner du temps précieux ? Ne manquez pas cette opportunité de booster votre productivité avec notre formation. Agissez maintenant, car chaque minute compte dans le monde professionnel rapide d’aujourd’hui.

À qui s’adresse cette formation ?

Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant gagner du temps dans la gestion des mails répétitifs avec Outlook.

Elle est particulièrement pertinente pour les professionnels dont le travail implique une communication intensive par courrier électronique. Les profils visés comprennent, sans s’y limiter, les assistants de direction, les gestionnaires de projet, les responsables de service client ou encore les commerciaux.

Ceux qui occupent des fonctions administratives ou de gestion de projet pourraient également en tirer un grand bénéfice, notamment en optimisant leur gestion des correspondances et en améliorant leur productivité.

En outre, les dirigeants d’entreprise et les indépendants, souvent sollicités par de nombreuses demandes par mail, peuvent également trouver cette formation utile pour gérer efficacement leur temps de travail. Cette formation est conçue pour tous ceux qui cherchent à optimiser leur usage d’Outlook dans un cadre professionnel.

Objectifs

Maîtriser le fonctionnement et l’utilisation des modèles de mails dans Outlook pour faciliter la rédaction de courriels récurrents
Exploiter efficacement les QuickParts d’Outlook pour créer et insérer rapidement des blocs de texte fréquemment utilisés
Configurer adéquatement les actions rapides pour accélérer l’exécution des tâches courantes dans la gestion des mails
Concevoir et mettre en place une règle d’automatisation pour trier et gérer automatiquement les courriels entrants
Évaluer et optimiser le temps passé sur la gestion des mails répétitifs grâce à l’utilisation des outils d’automatisation d’Outlook.

Programme

1. INTRODUCTION À OUTLOOK
- Présentation générale d’Outlook : historique, principes de fonctionnement
- Découverte de l’interface utilisateur : boîte de réception, calendrier, contacts, tâches, notes
- Configuration initiale : ajout de comptes de messagerie, paramètres généraux
2. GESTION AVANCÉE DES EMAILS
- Organisation de la boîte de réception : dossiers, catégories, mise en forme conditionnelle
- Utilisation des filtres : filtrage par expéditeur, sujet, date, taille du message
- Archivage des emails : configuration, utilisation, récupération d’emails archivés
3. RÉPONSE AUX EMAILS RÉPÉTITIFS
- Compréhension du concept de mails répétitifs
- Création de modèles de mails : structure, contenu, sauvegarde et utilisation
- Automatisation de la réponse à des mails répétitifs : règles de messagerie, réponses automatiques
4. GESTION EFFICACE DU TEMPS AVEC OUTLOOK
- Utilisation du calendrier : création et gestion des rendez-vous, synchronisation avec les emails
- Gestion des tâches : création, suivi, liaison avec les emails
- Astuces pour gagner du temps : raccourcis clavier, barre d’accès rapide, personnalisation de l’interface
5. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DANS OUTLOOK
- Protection des données : mot de passe, chiffrement, sauvegarde des données
- Gérer les spams : filtres, listes noires et blanches, signalement des spams
- Bonnes pratiques pour une utilisation sécurisée d’Outlook
6. POUR ALLER PLUS LOIN
- Évaluation des compétences acquises à travers des exercices pratiques
- Discussion ouverte : partage d’expériences, résolution de problèmes, questions-réponses
- Informations sur les mises à jour futures d’Outlook
- Autres outils et plugins utiles pour optimiser la gestion des mails
- Propositions de ressources complémentaires : ressources en ligne, forums, blogs, webinaires.

Version 4. Mise à jour le 01/01/2025
© EXPERTISME – Groupe SELECT® 2025 Tous droits réservés. Les textes présents sur cette page sont soumis aux droits d’auteur.

Pré-requis

Avoir une utilisation courante d’un ordinateur
Disposer d’une connaissance générale des outils de bureautique et de communication numérique
Posséder des compétences de base en gestion des e-mails
Être à l’aise avec l’interface utilisateur d’Internet
Être muni d’un ordinateur relié à Internet, possédant une caméra, un micro et un haut parleur.

Points forts de la formation

Votre plan pédagogique de formation sur-mesure avec l’évaluation initiale de votre niveau de connaissance du sujet abordé
Des cas pratiques inspirés de votre activité professionnelle, traités lors de la formation
Un suivi individuel pendant la formation permettant de progresser plus rapidement
Un support de formation de qualité créé sur-mesure en fonction de vos attentes et des objectifs fixés, permettant un transfert de compétences qui vous rende très rapidement opérationnel
Les dates et lieux de cette formation sont à définir selon vos disponibilités
Animation de la formation par un Formateur Expert Métier
La possibilité, pendant 12 mois, de solliciter votre Formateur Expert sur des problématiques professionnelles liées au thème de votre formation
Un suivi de 12 mois de la consolidation et de l’évolution de vos acquis.

Approche Pédagogique

Approche pédagogique

L’approche pédagogique a été construite sur l’interactivité et la personnalisation : Présentation illustrée et animée par le Formateur Expert, partage d’expériences, études de cas, mise en situation réelle.
Tous les supports sont fournis par support papier, mail ou clé USB à chaque stagiaire.

Méthodologie pédagogique employée :
Chaque formation en présentiel ou en distanciel est animée par un Formateur Expert Métier sélectionné selon ses compétences et expériences professionnelles. Apport d’expertise du Formateur, quiz en début et fin de formation, cas pratiques, échanges d’expérience. Accès en ligne au support de formation.

Méthodes utilisées et évaluation :
Evaluation et positionnement lors de la définition du projet pédagogique avec le(s) stagiaire(s). Un QCM est donné aux stagiaires le dernier jour de la formation pour valider leurs apprentissages. Une correction collective est effectuée par le Formateur. Une évaluation de fin de stage en direct est organisée entre le Formateur et le(s) stagiaire(s) pour recueillir et prendre en compte leurs appréciations. Une attestation de fin de stage est remise aux stagiaires.

Accessibilité

Toute demande spécifique à l’accessibilité de la formation par des personnes handicapées donnera lieu à une attention particulière et le cas échéant une adaptation des moyens de la formation.
Public en situation de handicap, contactez notre référent handicap au 01 42 66 36 42.

Formateur

Nos Formateurs sont des Experts Métiers intervenants sur les prestations inhérentes sur la thématique de la formation. Ils réalisent les audits et co-construisent l’offre et le déroulé de la formation avec l’Ingénieur Pédagogique avant validation par le Responsable Pédagogique. Ils sont sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques et leurs expériences dans la formation pour adultes.

Référence : BUR-89137

Durée : 4 heures soit 1/2 journée

Tarif : 550€ HT / Personne

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Durée : 4 heures soit 1/2 journée

Tarif : Sur Devis

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Témoignages
de nos apprenants

« Formation complète sur le social Selling sur LinkedIn.
J’ai apprécié le support de formation très complet et documenté. Formateur extrêmement professionnel à l’écoute des problématiques et des diﬃcultés. »

« La formation m’a apporté une totale satisfaction.
J’ai reçu les informations nécessaires à la mise en pratique du référencement naturel de mon site Internet et les éléments correctifs aux pratiques précédemment utilisées.
Merci au formateur qui est un référenceur de métier. »

« La réunion organisée en amont de la formation a permis de cerner nos attentes et de cibler les besoins.
La formation aux publicités Facebook Ads était donc adaptée et a permis de voir les diﬀérents points attendus. Le formateur était à l’écoute et a répondu à l’ensemble de nos questions.
Il a également pu analyser nos contenus et performances de certaines campagnes et nous conseiller. »

« Très bonne formation à l’usage de Matomo Analytics.
Formateur à l’écoute et très pédagogue.»

« Merci pour la rapidité avec laquelle cette formation LinkedIn Ads a été organisée.
Par ailleurs, tout était clair et très bien expliqué par le formateur. »

« Formation personnalisée et individuelle, très appréciée.
La formation répondait à mes attentes : théorie et pratique.
Guillaume est pédagogue et c'était très intéressant.
J'ai appris beaucoup de choses ! Merci. »

« Merci pour l’ensemble des conseils et pour l'expertise. »

« Très bon formateur, rien à ajouter comme recommendation.
Très bonne formation, toujours à l’écoute »

« Les informations que j’ai reçues étaient très claires et adaptées, je suis tout à fait satisfaite de la formation qui m’a été prodiguée. »

« Formation claire faite sur mesure et formateur qui prend le temps de très bien expliquer. Beaucoup d'exemples fournis en Live. Bravo !»

« Mon besoin a bien été compris et la formation a répondu à toutes mes attentes, le tout dans une bonne ambiance. Un grand merci »

« Très bonne formation, axée très technique, sur les publicités Facebook et Instagram. De très bonnes solutions et astuces apprises, intéressantes à mettre en pratique pour tester. Je reviendrai sûrement vers l'équipe pour la mise en pratique continue de ces solutions »

« Formateur Très dynamique et très à l'écoute des besoins et du niveau de chacun, Merci. Je n'avais pas TikTok jusqu'à ce matin 10H et j'ai réussi à l'issue de cette formation à créer une vidéo. C'est formidable ! »

« Très bonne formation, avec un bon rythme et structuration (explication puis mise en pratique directe à chaque module) »

« Formation d’acculturation au Digital très claire, vivante, parfaitement documentée, et humainement agréable ! »

« Formation à l’initiation aux réseaux sociaux de qualité, directement adaptable dans nos missions. 2 journées très denses mais productives. Pleins d’idées et de conseils à mettre en pratique. »

« Merci à Guillaume pour cette formation en one-to-one qui était idéale pour appréhender le sujet en se focalisant sur le cas pratique qui me concerne. Guillaume a été très pédagogue, à l'écoute de mes demandes et à répondu à mes questions. Ce type de formation se prête parfaitement au distanciel.»