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Formation Maîtrise de la Gestion d’Archives sans Expertise Archivistique

Niveau :

Satisfaction de nos apprenants en 2024 : 98%
Taux d’assiduité : 100%

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Contexte de la formation

Vous êtes confronté à une gestion des archives complexe sans avoir de formation spécifique en archivage ? Vous cherchez à optimiser le records management de votre entreprise ?

Dans notre monde moderne où les informations sont omniprésentes et cruciales, la gestion efficace des archives est devenue une compétence essentielle. Que vous soyez dans le secteur public ou privé, vous êtes probablement amené à gérer un volume grandissant de documents et d’archives. Cependant, la plupart des organisations n’ont pas de service d’archivage dédié ou de personnel formé en gestion des archives. C’est pour cette raison qu’il est vital pour tous les professionnels de maîtriser les principes de base du records management. Non seulement cette compétence vous permettra de gérer adéquatement les documents et les informations, mais elle vous donnera également un avantage dans votre carrière. En effet, une bonne gestion des archives améliore l’efficacité opérationnelle, réduit les coûts liés au stockage et à l’accès à l’information, et protège votre organisation contre les risques juridiques et financiers.

N’oubliez pas que la gestion efficace des archives n’est pas seulement une question de compétence, mais aussi une question de responsabilité professionnelle.

Avec Expertisme, Organisme de Formation certifié QUALIOPI, nous vous proposons la formation Gérer les archives sans être archiviste. Cette formation a été conçue pour vous offrir les compétences fondamentales pour gérer efficacement les archives sans être un archiviste professionnel. Elle vous permettra de comprendre les principes du records management, de maîtriser les outils et techniques de base pour organiser, conserver et détruire les documents de manière systématique et sécurisée. Votre Formateur Expert Métier vous informera sur les obligations légales et réglementaires en matière de gestion des documents, y compris la confidentialité, la protection des données personnelles et le respect des délais de conservation. De plus, vous développerez une stratégie de gestion des archives adaptée à votre organisation, qui optimise l’efficacité et réduit les risques. Grâce à cette formation, vous serez en mesure de décrypter les outils et les procédures d’archivage, d’identifier les différents supports de stockage, et d’analyser les obligations légales de la gestion des archives.

Passez à l’action dès maintenant et inscrivez-vous à notre formation Gérer les archives sans être archiviste. Ne laissez pas la gestion des archives devenir un casse-tête, prenez les choses en main dès aujourd’hui. Vous verrez qu’avec les bonnes compétences, la gestion des archives peut devenir une tâche simple et efficace. Ne manquez pas cette opportunité, votre carrière vous en remerciera.

À qui s’adresse cette formation ?

Cette formation s’adresse à toute personne amenée à gérer des archives, sans pour autant être titulaire d’une formation d’archiviste. Elle est particulièrement pertinente pour les métiers de la santé, notamment ceux qui sont en charge des dossiers patients dans le cadre d’archives hospitalières. Les fonctions de secrétariat médical, de gestionnaire de données de santé, de responsable administratif en milieu hospitalier, ou encore de responsable qualité pourront ainsi trouver un intérêt certain à cette formation. Elle est également adaptée aux professionnels qui, dans le cadre de leur activité, sont amenés à gérer des archives de manière ponctuelle ou récurrente. Cette formation permettra de comprendre les enjeux et les techniques de gestion des archives, afin d’optimiser le rangement, la conservation et la consultation de ces documents essentiels.

Objectifs

Comprendre les fondamentaux de l’archivage et la gestion documentaire
Maîtriser les différentes techniques de tri et de classement des archives
Établir un plan de classement efficace et adapté aux besoins de l’entreprise
Appliquer les critères de conservation ou d’élimination des documents en fonction de leur nature et de leur durée de vie
Gérer les risques liés à la mauvaise gestion des archives, notamment en matière de conformité légale.

Programme

1. INTRODUCTION À LA GESTION DES ARCHIVES
- Comprendre l’importance de la gestion des archives
- Connaître le rôle et les responsabilités d’un archiviste
- Identifier les principaux enjeux et défis de l’archivage
2. CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L'ARCHIVAGE
- Définir les termes clés : archives, archivage, documents, supports, etc.
- Différencier les types d’archives : archives courantes, intermédiaires, définitives
- Comprendre le cycle de vie des documents
3. OUTILS ET PROCÉDURES D'ARCHIVAGE
- Présenter les outils d’archivage physique et numérique
- Examiner les procédures standard d’archivage
- Analyser l’importance des métadonnées pour la gestion des archives
4. SUPPORTS DE STOCKAGE
- Identifier les différents supports de stockage : papier, électronique, microfilm, etc.
- Comprendre les avantages et inconvénients de chaque type de support
- Prendre en compte les critères de choix d’un support de stockage
5. NORMES ET OBLIGATIONS LÉGALES
- Décrypter les normes d’archivage : normes ISO, AFNOR, etc.
- Comprendre les obligations légales de la gestion des archives : délais de conservation, confidentialité, droits d’accès, etc.
- Connaître les sanctions en cas de non-respect des obligations légales
6. GESTION EFFICACE DES ARCHIVES
- Organiser et structurer un système d’archivage
- Mettre en place une politique de gestion des archives
- Développer un tableau de gestion des archives
7. ATELIERS PRATIQUES
- Rédaction d’un bordereau de versement
- Création d’un tableau de gestion type
- Identification des délais de conservation

Version 4. Mise à jour le 01/01/2025
© EXPERTISME – Groupe SELECT® 2025 Tous droits réservés. Les textes présents sur cette page sont soumis aux droits d’auteur.

Pré-requis

Être actuellement en poste dans un service de documentation ou d’archives, ou être en charge de la gestion des archives dans votre organisation. Cette expérience de terrain est essentielle pour comprendre le contexte et les enjeux de la gestion des archives.
Être capable d’utiliser les outils informatiques de base. La formation pourrait nécessiter l’utilisation de logiciels de gestion documentaire ou de bases de données.
Être muni d’un ordinateur relié à Internet. Cet ordinateur doit posséder une caméra, un micro et un haut-parleur.
Avoir une connaissance de base du classement et de l’organisation des documents serait un atout, mais cela n’est pas obligatoire.

Points forts de la formation

Votre plan pédagogique de formation sur-mesure avec l’évaluation initiale de votre niveau de connaissance du sujet abordé
Des cas pratiques inspirés de votre activité professionnelle, traités lors de la formation
Un suivi individuel pendant la formation permettant de progresser plus rapidement
Un support de formation de qualité créé sur-mesure en fonction de vos attentes et des objectifs fixés, permettant un transfert de compétences qui vous rende très rapidement opérationnel
Les dates et lieux de cette formation sont à définir selon vos disponibilités
Animation de la formation par un Formateur Expert Métier
La possibilité, pendant 12 mois, de solliciter votre Formateur Expert sur des problématiques professionnelles liées au thème de votre formation
Un suivi de 12 mois de la consolidation et de l’évolution de vos acquis.

Approche Pédagogique

Approche pédagogique

L’approche pédagogique a été construite sur l’interactivité et la personnalisation : Présentation illustrée et animée par le Formateur Expert, partage d’expériences, études de cas, mise en situation réelle.
Tous les supports sont fournis par support papier, mail ou clé USB à chaque stagiaire.

Méthodologie pédagogique employée :
Chaque formation en présentiel ou en distanciel est animée par un Formateur Expert Métier sélectionné selon ses compétences et expériences professionnelles. Apport d’expertise du Formateur, quiz en début et fin de formation, cas pratiques, échanges d’expérience. Accès en ligne au support de formation.

Méthodes utilisées et évaluation :
Evaluation et positionnement lors de la définition du projet pédagogique avec le(s) stagiaire(s). Un QCM est donné aux stagiaires le dernier jour de la formation pour valider leurs apprentissages. Une correction collective est effectuée par le Formateur. Une évaluation de fin de stage en direct est organisée entre le Formateur et le(s) stagiaire(s) pour recueillir et prendre en compte leurs appréciations. Une attestation de fin de stage est remise aux stagiaires.

Accessibilité

Toute demande spécifique à l’accessibilité de la formation par des personnes handicapées donnera lieu à une attention particulière et le cas échéant une adaptation des moyens de la formation.
Public en situation de handicap, contactez notre référent handicap au 01 42 66 36 42.

Formateur

Nos Formateurs sont des Experts Métiers intervenants sur les prestations inhérentes sur la thématique de la formation. Ils réalisent les audits et co-construisent l’offre et le déroulé de la formation avec l’Ingénieur Pédagogique avant validation par le Responsable Pédagogique. Ils sont sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques et leurs expériences dans la formation pour adultes.

Référence : BUR-98294

Durée : 14 heures soit 2 jours

Tarif : 1950€ HT / Personne

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Témoignages
de nos apprenants

« Formation complète sur le social Selling sur LinkedIn.
J’ai apprécié le support de formation très complet et documenté. Formateur extrêmement professionnel à l’écoute des problématiques et des diﬃcultés. »

« La formation m’a apporté une totale satisfaction.
J’ai reçu les informations nécessaires à la mise en pratique du référencement naturel de mon site Internet et les éléments correctifs aux pratiques précédemment utilisées.
Merci au formateur qui est un référenceur de métier. »

« La réunion organisée en amont de la formation a permis de cerner nos attentes et de cibler les besoins.
La formation aux publicités Facebook Ads était donc adaptée et a permis de voir les diﬀérents points attendus. Le formateur était à l’écoute et a répondu à l’ensemble de nos questions.
Il a également pu analyser nos contenus et performances de certaines campagnes et nous conseiller. »

« Très bonne formation à l’usage de Matomo Analytics.
Formateur à l’écoute et très pédagogue.»

« Merci pour la rapidité avec laquelle cette formation LinkedIn Ads a été organisée.
Par ailleurs, tout était clair et très bien expliqué par le formateur. »

« Formation personnalisée et individuelle, très appréciée.
La formation répondait à mes attentes : théorie et pratique.
Guillaume est pédagogue et c'était très intéressant.
J'ai appris beaucoup de choses ! Merci. »

« Merci pour l’ensemble des conseils et pour l'expertise. »

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Très bonne formation, toujours à l’écoute »

« Les informations que j’ai reçues étaient très claires et adaptées, je suis tout à fait satisfaite de la formation qui m’a été prodiguée. »

« Formation claire faite sur mesure et formateur qui prend le temps de très bien expliquer. Beaucoup d'exemples fournis en Live. Bravo !»

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« Formateur Très dynamique et très à l'écoute des besoins et du niveau de chacun, Merci. Je n'avais pas TikTok jusqu'à ce matin 10H et j'ai réussi à l'issue de cette formation à créer une vidéo. C'est formidable ! »

« Très bonne formation, avec un bon rythme et structuration (explication puis mise en pratique directe à chaque module) »

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« Merci à Guillaume pour cette formation en one-to-one qui était idéale pour appréhender le sujet en se focalisant sur le cas pratique qui me concerne. Guillaume a été très pédagogue, à l'écoute de mes demandes et à répondu à mes questions. Ce type de formation se prête parfaitement au distanciel.»