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Formations Metiers Management - Management

Formation Assistanat et Secrétariat : Devenir un Soutien Efficace pour Managers et Équipes

Optimisez votre impact organisationnel et facilitez des décisions stratégiques grâce à un soutien administratif performant.

Niveau :

Satisfaction de nos apprenants en 2024 : 98%
Taux d’assiduité : 100%

Tout savoir sur votre formation :

Formez-vous selon vos disponibilités ! Vous proposez 3 dates au choix et votre formateur vous confirme la date souhaitée.

En présentiel dans votre entreprise, dans l’un de nos 54 centres de formation ou en distanciel par visioconférence.

Contexte de la formation

Vous cherchez à optimiser votre rôle d’assistant(e) ou de secrétaire ? Vous aspirez à devenir un(e) collaborateur(trice) clé, capable de soutenir efficacement les équipes et les managers tout en assurant une gestion administrative optimale ?

Dans le monde du travail d’aujourd’hui, la figure de l’assistant(e) ou du secrétaire a évolué pour devenir un véritable pivot dans toute organisation. Cette compétence est essentielle, car elle englobe la gestion du temps, des priorités et des relations professionnelles, tout en optimisant le rôle de soutien dans l’organisation. En maîtrisant les fonctions essentielles de Microsoft Office, en assurant un suivi optimal des actions commerciales et en développant des compétences en communication, organisation, analyse et synthèse, vous pouvez accélérer votre carrière et vous démarquer dans votre domaine. Devenir un office manager accompli, un assistant de direction efficace, un assistant commercial compétent ou un assistant achat précieux peut ouvrir de nombreuses portes et offrir des opportunités de croissance professionnelle et personnelle.

Mais que diriez-vous d’améliorer encore davantage vos compétences et de renforcer votre employabilité ?

Avec Expertisme, organisme de formation certifié QUALIOPI, vous pouvez le faire. Notre formation certifiante explore les divers rôles liés aux métiers d’assistanat et de secrétariat. Elle couvre les compétences essentielles pour devenir assistant(e) commercial(e), assistant(e) de direction, office manager et assistant(e) achat. Chaque module vise à développer les aptitudes nécessaires pour soutenir efficacement les managers et les équipes, tout en assurant une gestion administrative optimale. En collaborant avec notre formateur expert métier, vous approfondirez vos compétences en gestion du temps, des priorités et des relations professionnelles. Vous apprendrez à rédiger efficacement des messages et des comptes rendus, à utiliser les outils bureautiques indispensables et à assurer un suivi optimal des actions commerciales. Grâce à l’adaptabilité et à l’efficacité de notre formation, vous pourrez exceller tant sur le plan relationnel que technique.

Finalement, il est temps de prendre les devants. Ne manquez pas cette chance d’optimiser vos compétences et d’accélérer votre carrière. Inscrivez-vous dès maintenant à notre formation et devenez un pilier indispensable dans votre organisation. Agissez maintenant pour votre avenir professionnel.

À qui s’adresse cette formation ?

Cette formation s’adresse à une palette variée de professionnels dans le domaine de l’assistanat et du secrétariat. Elle est particulièrement pertinente pour les assistant(e)s de direction ayant moins de deux ans d’expérience et désireux d’approfondir leurs compétences. Les assistants commerciaux et les administrateurs des ventes trouveront également un intérêt certain à suivre ce programme, qui leur permettra de maîtriser les opérations de vente et d’améliorer leur efficacité en matière de soutien aux managers et aux équipes. Les collaborateurs des services ADV et relation client tireront également profit de cette formation, qui leur offrira des outils pour optimiser la gestion administrative. Enfin, cette formation s’adresse tout particulièrement à ceux qui envisagent une évolution vers des postes d’office manager, ainsi qu’aux collaborateurs impliqués dans les achats, tels que les assistants achats et les approvisionneurs.

Objectifs

  • Développer une maîtrise approfondie des outils bureautiques essentiels, permettant une gestion optimale des tâches administratives et une communication efficace.
  • Appliquer des techniques de gestion du temps et de priorisation des tâches pour améliorer l’efficacité et la productivité, tout en préservant l’équilibre personnel pour éviter le stress.
  • Renforcer les compétences en communication, en vue d’améliorer les relations internes et externes, notamment avec les clients, et assurer un service de qualité.
  • Acquérir des compétences en management transversal et en conduite de projet, permettant une coordination efficace des activités et une contribution significative à la réalisation des objectifs de l’organisation.
  • Identifier clairement les rôles et responsabilités associés aux différents postes d’assistant(e), y compris assistant(e) de direction, office manager et assistant(e) achat, afin d’assurer une performance optimale dans chaque fonction.
  • Élaborer un plan d’action personnel pour optimiser sa performance et contribuer efficacement au succès de son organisation, en s’appuyant sur les compétences acquises lors de la formation.

Programme

  • 1. POSITIONNEMENT ET ORGANISATION
    • Définition du rôle d’assistant(e) et de secrétaire
    • Positionnement dans une organisation : comprendre la hiérarchie et les relations interpersonnelles
    • Gestion des relations avec les supérieurs : comment développer une collaboration efficace
    • Initiative personnelle : comment prendre des initiatives et être proactif(ve) dans la gestion des tâches
    • Gestion des priorités et des urgences
  • 2. GESTION DU TEMPS ET DU STRESS
    • Concepts et techniques de gestion du temps : analyse de l’emploi du temps, identification des activités à valeur ajoutée
    • Utilisation de la matrice d’Eisenhower pour la prise de décision
    • Identification et gestion des voleurs de temps
    • Techniques de gestion du stress : relaxation, respiration, gestion des émotions
    • Équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
  • 3. COMPÉTENCES DE COMMUNICATION
    • Techniques de communication orale : élocution, écoute active, gestion du langage non verbal
    • Techniques de communication écrite : rédaction de courriels, prise de notes, rédaction de comptes rendus
    • Gestion des tensions et des conflits : techniques de médiation, gestion des émotions
    • Communication interpersonnelle et travail en équipe
  • 4. OUTILS NUMÉRIQUES ET TECHNIQUES
    • Formation sur les logiciels de base : Word (rédaction, mise en page), Excel (tableaux, graphiques, formules), PowerPoint (présentations efficaces), Outlook (organisation, calendrier, courriels)
    • Utilisation des outils collaboratifs en ligne
    • Gestion de l’information et des données : archivage, classement, recherche d’information
    • Sensibilisation à la sécurité informatique : protection des données, gestion des mots de passe, prévention des cybermenaces
  • 5. ADMINISTRATION ET SUPPORT LOGISTIQUE
    • Gestion des achats : processus d’achat, suivi des commandes, préparation des appels d’offres
    • Gestion des stocks et des fournitures
    • Soutien logistique aux équipes : organisation de réunions, gestion des déplacements, préparation des événements
    • Gestion administrative : rédaction et suivi des documents administratifs, gestion du courrier, accueil des visiteurs
    • Gestion financière de base : suivi des dépenses, préparation des budgets, facturation.

Version 4. Mise à jour le 01/01/2025
© EXPERTISME – Groupe SELECT® 2025 Tous droits réservés. Les textes présents sur cette page sont soumis aux droits d’auteur.

Pré-requis

Être muni d’un ordinateur relié à Internet, possédant une caméra, un micro et un haut parleur.
Possibilité de suivre la formation quelle que soit votre expérience ou votre niveau de formation préalable
Disposer de compétences de base en informatique pour naviguer sur Internet et utiliser les outils de communication en ligne
Avoir une bonne maîtrise de la langue française, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, pour comprendre les contenus de la formation et participer activement aux sessions interactives
Être motivé à améliorer ses compétences en assistanat et secrétariat, et disposé à s’engager dans un processus d’apprentissage continu.

Points forts de la formation

  • Votre plan pédagogique de formation sur-mesure avec l’évaluation initiale de votre niveau de connaissance du sujet abordé
  • Des cas pratiques inspirés de votre activité professionnelle, traités lors de la formation
  • Un suivi individuel pendant la formation permettant de progresser plus rapidement
  • Un support de formation de qualité créé sur-mesure en fonction de vos attentes et des objectifs fixés, permettant un transfert de compétences qui vous rende très rapidement opérationnel
  • Les dates et lieux de cette formation sont à définir selon vos disponibilités
  • Animation de la formation par un Formateur Expert Métier
  • La possibilité, pendant 12 mois, de solliciter votre Formateur Expert sur des problématiques professionnelles liées au thème de votre formation
  • Un suivi de 12 mois de la consolidation et de l’évolution de vos acquis.

Approche pédagogique

L’approche pédagogique a été construite sur l’interactivité et la personnalisation : Présentation illustrée et animée par le Formateur Expert, partage d’expériences, études de cas, mise en situation réelle.
Tous les supports sont fournis par support papier, mail ou clé USB à chaque stagiaire.

Méthodologie pédagogique employée :
Chaque formation en présentiel ou en distanciel est animée par un Formateur Expert Métier sélectionné selon ses compétences et expériences professionnelles. Apport d’expertise du Formateur, quiz en début et fin de formation, cas pratiques, échanges d’expérience. Accès en ligne au support de formation.

Méthodes utilisées et évaluation :
Evaluation et positionnement lors de la définition du projet pédagogique avec le(s) stagiaire(s). Un QCM est donné aux stagiaires le dernier jour de la formation pour valider leurs apprentissages. Une correction collective est effectuée par le Formateur. Une évaluation de fin de stage en direct est organisée entre le Formateur et le(s) stagiaire(s) pour recueillir et prendre en compte leurs appréciations. Une attestation de fin de stage est remise aux stagiaires.

Accessibilité

Toute demande spécifique à l’accessibilité de la formation par des personnes handicapées donnera lieu à une attention particulière et le cas échéant une adaptation des moyens de la formation.
Public en situation de handicap, contactez notre référent handicap au 01 42 66 36 42.

Formateur

Nos Formateurs sont des Experts Métiers intervenants sur les prestations inhérentes sur la thématique de la formation. Ils réalisent les audits et co-construisent l’offre et le déroulé de la formation avec l’Ingénieur Pédagogique avant validation par le Responsable Pédagogique. Ils sont sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques et leurs expériences dans la formation pour adultes.

Référence : MGT-99545

Durée : 28 heures soit 4 jours

Tarif : 3910€ HT / Personne

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Référence : MGT-99545

Durée : 28 heures soit 4 jours

Tarif : Sur Devis

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